Доступ к системе осуществляется Департаментом на основании предоставленных заявок от балансодержателя о подключении. В заявке указывается: название организации, ФИО сотрудника, адрес электронной почты, на которую будет направлен логин и пароль.

В случае, если заполнение Реестра будет выполняться подрядной организацией, в заявке в том числе, указываются сведения о подрядной организации и срок на который необходимо представить доступ.

Форма заявок размещена на официальном сайте Департамента, а также в разделе «Помощь» Реестра.

Для добавления нового паспорта в систему, требуется создание предварительного внесения названия объекта в справочники Реестра.

Добавление новых названий паспортов в систему осуществляется на основании заявок о добавлении паспортов. В заявке указывается название паспорта, ответственный владелец территории, принадлежность территории к АО и району.

После выполнения заявок по добавлению названий паспортов на электронную почту направляется письмо о выполнении заявки.

Все необходимые изменения: удаление паспортов (с указанием причины) из Реестра, смена статуса паспорта, смена ответственного владельца территории, объединение / разъединение паспортов, года создания / актуализации паспорта, изменение названия паспорта и т.д. выполняются Департаментом только на основании официальных обращений.

В подобных обращениях необходимо указывать код паспорта, название паспорта, действие, которое необходимо выполнить администратору системы с указанием причины.

• «В работе» — статус автоматически присваивается системой после создания документа.
• «Проект паспорта» — присваивается до смены статуса «согласование» в случае, если паспорт занесен в систему подрядной организацией (на данном этапе система проводит автоматическую проверку паспорта на предмет верного заполнения разделов системы. В ином случае, данная проверка будет выполняться при смене статуса на «согласование»).
• «Согласование C ДПиООС» / «Согласование с ДЖКХ» — нередактируемый статус. Присваивается при полном заполнении разделов Реестра в соответствии с установленными требованиями и направлении паспорта на согласование в орган исполнительной власти.
• «Согласован ДЖКХ» / «Согласован ДПиООС» — нередактируемый статус. Присваивается органом исполнительной власти по результатам рассмотрения паспорта.
• «Доработка ДПиООС» — редактируемый статус. Присваиваются при выявлении замечаний по результатам согласования паспортов 1,2 категории содержания.
• «Доработка ДЖКХ» — редактируемый статус. Присваивается ДЖКХ по паспортам 1,2 категории, ДПиООС при выявлении замечаний по результатам согласования паспортов 3 категории содержания.
• «Утвержден» — нередактируемый статус. Присваивается ответственным владельцем территории/заказчиком работ по инвентаризации после согласования паспорта в установленном порядке.

Согласно установленным требованиям данные Реестра подлежат ежегодной актуализации. Актуализация паспорта текущего года должна быть выполнена до конца отчетного года, т.е. до конца отчетного года в систему должны быть занесены все произошедшие изменения, паспорт должен быть согласован и утвержден в установленном порядке.

Актуализацию паспорта текущего года можно выполнить только на утвержденные в системе паспорта. Т.е. если в системе паспорт 2015 года остается не утвержденным, выполнить на него актуализацию текущего года невозможно. При нажатии кнопки «выполнить актуализацию» система по умолчанию использует последнюю версию паспорта.

При выполнении актуализации в системе создается новый паспорт, при этом паспорта предыдущих лет сохраняются в системе в виде архивных данных. При формировании отчетов в разделе «Аналитика» данные по объекту используются из последней версии паспорта.

При выполнении актуализации паспорта, в системе необходимо указать основание для проведения актуализации (для каждого основания, установлены правила заполнения паспорта):

• «Изменения на объекте составляют свыше 50%» — создается «внутренняя связь» с последней версией паспорта, создается новый документ для заполнения без данных из предыдущей версии паспорта.
• «Другие причины актуализации» — создается копия последней версии паспорта и открывается для его редактирования. При редактировании данных (удаление/добавление растений, корректировка площадей газонов и т.д.) требуется указание документов, подтверждающих произошедшие изменения (номер порубочного документа, номер акта выполненных работ по благоустройству территорий и т.д.).
• «Изменения не произошли» — создается копия последней версии паспорта с ограничением возможности редактирования разделов Реестра, кроме раздела «Дендропланы». В указанный раздел требуется перезагрузка инвентаризационного плана из предыдущей версии паспорта переименовав файл в соответствии с новым кодом паспорта.
• «Объединение / разделение двух или более паспортов» — указываются паспорта, которые необходимо объединить/разделить после чего создается новый документ для заполнения без сохранения данных из предыдущей версии паспорта. В данном случае при формировании отчетов в разделе «Аналитика» системой будет использоваться данные с нового паспорта.

Проверка паспорта на правильность заполнения паспорта и оформления инвентаризационного плана должна быть выполнена самостоятельно до направления паспорта на согласование.

В рамках проверки следует обратить внимание на следующее:

6.1. требования к оформлению инвентаризационных планов (название слоев, использование инструментов рисования и т.д.) размещены в АИС «Реестр зеленых насаждений» (в левом меню раздел «Помощь / Информация»);

6.2. проверка инвентаризационных планов на соответствие требованиям и согласование с Единой государственной картографической основой города Москвы выполняется автоматически при загрузке инвентаризационного плана на вкладку паспорта «Дендроплан»

После чего необходимо дождаться загрузки чертежа, обновить статус и посмотреть результаты загрузки.

Возможны следующие варианты:

1. Чертеж не загружен

Это означает, что чертеж на карту не загрузился, необходимо исправить указанные ошибки.

2. Чертеж загружен с ошибками

3. Чертеж загружен без ошибок

После чего он автоматически загрузится на карту озелененных территорий (на карту можно попасть через пиктограмму «Озел.терр.»)

6.3. для объектов 1-ой и 2-ой категории содержания границы объекта на ситуационном плане должны соответствовать границам, указанным на инвентаризационном плане.

Ситуационный и инвентаризационный планы должны быть размещены в разделе «Дендропланы» Реестра. В указанном разделе необходимо размещать одну актуальную версию плана.

6.4. для объектов 3-ей категории содержания границы объекта на инвентаризационном плане должны соответствовать границам объекта, загруженным в Автоматизированную систему управления «Объединенная диспетчерская служба Департамента жилищно-коммунального хозяйства города Москвы» (данная система является первоисточником информации по дворовым территориям).

В случае несоответствия границ объекта, указанных в АИС РЗН с границами объекта с АСУ ОДС, при направлении писем на согласование паспортов необходимо указывать информацию о имеющихся несоответствиях.

6.5. общая площадь объекта, указанная в паспорте (вкладка «Общие сведения») должна соответствовать площади на инвентаризационном плане (разницу в площадях можно проверить через панель «Данные объекта» на карте озелененных территорий, строка – разница в площади Реестр-карта (%);

6.6. количество растений, указанное на инвентаризационном плане, должно соответствовать их количеству в перечетной ведомости паспорта (проверку соответствия можно выполнить через автоматическую проверку растений на карте озелененных территорий);

Пример несоответствия растений на инвентаризационном плане и в перечетной ведомости.

И включив слои «дерево/кустарник с ошибкой» (на наличие лишних растений и растений без связи с перечетной ведомостью).

6.7. размещение растений на инвентаризационном плане по системным слоям должно соответствовать данным по растениям, указанным в перечетной ведомости паспорта (дерево / кустарник). Неверно размещенные растения можно проверить на карте с помощью слоев «дерево / кустарник с ошибкой (перепутан слой)»;
6.8. пересечение границ объекта с границами соседних территорий.

Пересечений границ с границами соседних территорий быть не должно. С выявленными пересечениями можно ознакомиться на карте озелененных территорий/карточка «данные объекта» / строка «пересечение с паспортами» (при нажатии на код паспорта на карте будет отображена информация о выявленном пересечении с указанием площади пересечения и ответственного владельца территории).

Вопрос по выявленным пересечениям с соседними объектами озеленения необходимо проработать до направления паспорта на согласование. В случае невозможности устранения пересечений до смены статуса на «Согласование» необходимо в сопроводительном письме о согласовании указывать результаты проработки вопроса.

6.9. после загрузки инвентаризационного плана должна быть выполнена визуальная проверка чертежа на предмет корректного отображения загруженных элементов (например по загруженным газонам).

Пример, инвентаризационного плана, по которому не загружены газоны.

6.10. информация, указанная в паспорте, должна соответствовать фактическому состоянию объекта озеленения.

Следует обратить внимание, что согласование паспортов органами исполнительной власти (ДЖКХ и ДПиООС) проводится на основании официальных обращений, в которых необходимо указывать код паспорта и название паспорта из Реестра (т.е., чтобы отправить паспорт на согласование необходимо поменять статус паспорта в системе и направить официальное обращение в орган исполнительной власти о согласовании).

На дату поступления обращения в органы исполнительной власти паспорта в Реестре должны находиться в нередактируемом статусе «Согласование с ДПиООС»

Паспорта на объекты озеленения 1 и 2 категории содержания должны поступать на согласование в ДПиООС после согласования с ДЖКХ.

Паспорта на объекты озеленения 3 категории содержания должны быть согласованы только с ДПиООС .

При повторном направлении паспорта на согласование, после устранения замечаний, паспорту необходимо также присвоить «нередактируемый статус»:

При направлении в ДЖКХ:

• Для паспортов 1,2 категории – статус «Согласование с ДЖКХ».

При направлении в ДПиООС:

• Для паспортов 1,2,3 категории – «Согласование с ДПиООС»;

В иных статусах паспорта органами исполнительной власти не рассматриваются.

Присвоение статуса «Утвержден» выполняется ответственным владельцем территории на после согласования паспорта в установленном порядке.